การสื่อสารและการประสานงานในการให้บริการอย่างมีคุณภาพ จัดได้ว่าเป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างยิ่งและสามารถส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กร ทั้งในการทำงานส่วนบุคคลและในการทำงานเป็นทีมระหว่างหน่วยงานกับหน่วยงาน ระหว่างหน่วยงานกับองค์กร การสื่อสารและการประสานงานที่มีประสิทธิภาพนั้น ยังเป็นเครื่องมือที่ใช้ส่งเสริมและสร้างสรรค์สัมพันธภาพรวมทั้งการสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกัน ทำให้สามารถลดปัญหาหลาย ๆ อย่างที่เกิดจากความขัดแย้ง ความไม่เข้าใจ ทัศคติเชิงลบของบุคลากรอันมีผลกระทบต่องานโดยตรง เมื่อหน่วยงานหรือองค์กรนั้น ๆ สามารถสร้างและส่งเสริมให้บุคลากรของตนได้ตระหนักถึงความสำคัญ ของการสื่อสารและการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพจนเกิดประสิทธิผล
ผลจากการอบรมทำให้เกิดความรู้ ดังนี้
1. กระบวนการสื่อสารระหว่างบุคคล
ประกอบด้วยผู้ส่งข่าว ข่าว การแปลงข่าวเป็นคำพูดหรือสัญลักษณ์ สื่อที่ใช้ ผู้รับข่าว การแปลงข่าวหรือการทำความเข้าใจ การโต้ตอบจากผู้รับข่าว ซึ่งอาจพบปัญหาอุปสรรค์ในการติดต่อสื่อสารหลายด้าน แต่จะต้องมีวิธีแก้ปัญหาเหล่านั้น ให้การสื่อสารเกิดประสิทธิภาพซึ่งอาจได้แก่ การใช้ภาษาง่าย ๆ การตั้งใจรับฟัง การให้โอกาสผู้รับข่าวสารได้โต้ตอบ การระงับอารมณ์ความรู้สึก หรือการสังเกตุอากัปกิริยา ของคู่สนทนา
2. กลยุทธ์การเขียนที่ชัดเจนและทักษะการฟังที่หวังผลได้
กลยุทธ์การเขียนควรมีความสั้น ง่าย ชัดเจน ตรงไปตรงมา ถูกต้องครบถ้วน กลยุทธ์การฟังที่หวังผลได้ ควรจะจำและฟังความหมายทั้งหมด และมีความรู้สึกสนองตอบ
3. หลักจิตวิทยา – จูงใจลูกน้อง
หลักการบริหารลูกน้อง คือ ต้องให้การยอมรับในความสามารถของแต่ละบุคคล สร้างแนวทางการสร้างความสามัคคีภายในองค์กร รู้หลักการทำงานร่วมกัน สร้างมนุษย์สัมพันธ์ และทัศนคติอย่างมีจริยธรรม
4. มนุษย์สัมพันธ์กับการสื่อสารประสานงานภายในและภายนอกองค์กร
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานและสร้างมนุษยสัมพันธ์ในหมู่คณะ ซึ่งการสื่อสารควรจะเป็นดังนี้
4.1 รู้กระบวนการขั้นตอนการสื่อสาร
4.2 ใช้สื่อและภาษาธรรมดา
4.3 พยายามเข้าใจธรรมชาติของผู้ส่ง และผู้รับ
4.4 พยายามเข้าใจกริยาท่าทาง
4.5 พัฒนาประสิทธิภาพการฟังที่ดี
4.6 สื่อ และเครื่องมือในการสื่อสารต้องเอื้ออำนวย
4.7 ควรมีการวางแผนและเตรียมตัวที่ดี
5. การประยุกต์ใช้การสื่อสารในที่ทำงาน
การสื่อสารประกอบด้วย
– ผู้ส่งสาร ซึงได้แก่ บุคคล องค์กร
– สาร ได้แก่ เรื่องราว
– ตัวเข้ารับสาร ได้แก่ คำพูด ท่าทาง สัญญาณ คอมพิวเตอร์
– การแปลงสาร ได้แก่ การแปลงความหมายของข่าวสาร
– ผู้รับ ซึ่งต้องมีทักษะการสื่อสารเรื่องเดียวกับผู่ส่ง จึงจะสามารถช่วยให้การสื่อสารบรรลุผลอย่างสมบูรณ์
– ปฏิกิริยาของผู้รับสารและการสนองตอบ คือ ปฏิกิริยาสนองตอบต่อสารนั้นอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น เห็นด้วย ไม่เห็นด้วย คล้อยตาม หรือต่อต้าน
ดังนั้น การสื่อสารที่ดีรจะต้อง
– ชัดเจน
– สมบูรณ์
– กะทัดรัด
– เป็นรูปธรรม
– เหมาะสมกับโอกาส
– ถูกต้อง
– น่าเชื่อถือ
6. การสร้างจิตสำนึกในการทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมาย
การปฏิบัติงานได้บรรลุเป้าหมายและประสบความสำเร็จต้องอาศัยบุคลากรที่มีความสามารถมีคุณภาพ คุณธรรม มีบุคลิกภาพที่ดี น่าประทับใจ น่าเชื่อถือ มีการสื่อสารประสานงานที่มีประสิทธิภาพ เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้มารับบริการ
ดังนั้น การสร้างจิตสำนึกในงานให้บริการจะต้องมีการพัฒนาตนเองในทุกด้านที่กล่าวมาแล้ว เพื่อให้การปฏิบัติงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ
ที่มา:http://www.ird.rmutt.ac.th/?p=807
