เรื่องของการติดต่อประสานงานที่ดีสนองตอบความต้องการของผู้อื่นนั้น แตกต่างกันที่ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งสารกับผู้รับสาร คือ ความเป็นแม่ลูก  ความเป็นเจ้านายลูกจ้าง ความเป็นเพื่อนและความเป็นลูกค้า  จึงทำให้ความคาดหวังถึงผลลัพท์ และความรู้สึกต่อผู้รับสารแตกต่างกันไป การส่งสารในเชิงความสัมพันธ์ทางสังคม อาจไม่สนใจในความพึงพอใจของผู้รับสาร แต่ในการส่งสารทางอาชีพนั้น ความพึงพอใจสูงสุดของผู้รับสาร เป็นเป้าหมายสำคัญสูงสุด ซึ่งอาจเกิดจากการได้รับสารที่ตรงกับความต้องการที่แท้จริง

คุณสมบัติของผู้ส่งสาร   สิ่งที่ผู้ส่งสารควรมีเป็นอันดับแรก คือ ความเป็นคนที่รักในงานบริการ เพราะคนที่รักในงานบริการจะมีความเข้าใจและให้ความสำคัญต่อผู้รับบริการ มีความกระตือรือร้นที่จะช่วยเหลือ ยิ้มแย้มแจ่มใส และเอาใจใส่ดูแล อดทนอดกลั้นเมื่อถูกตำหนิต่อว่า

บุคลิกภาพทั้งลักษณะการแต่งกายที่สะอาดเรียบร้อยไปถึงอากัปกิริยาที่แสดงออก เช่น การยิ้ม การหัวเราะ การแสดงท่าทางประกอบการพูด  สิ่งเหล่านี้ควรเป็นไปโดยธรรมชาติ

เทคนิคการสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสนทนาเพราะการสนทนาเป็นสื่อกลางระหว่างกับผู้ส่งสารให้ผู้รับสารเกิดความประทับใจ วิธีง่ายๆ คือ สร้างความเป็นกันเอง เพื่อเกิดความอุ่นใจ แสดงความเป็นมิตรโดยอาจแสดงออกทางสีหน้า แววตา ท่าทางหรือน้ำเสียงที่สุภาพ อ่อนโยน มีหางเสียง เช่น ขอประทานโทษค่ะ (ครับ) มีอะไรให้ผม (ดิฉัน) ช่วยประสานงานได้บ้างค่ะ (ครับ) กรุณารอสักครู่นะค่ะ (ครับ)เป็นต้น การพูดจาต้องชัดเจนง่ายต่อการเข้าใจ และไม่เร็วหรือรัวจนผู้รับสารไม่รู้เรื่อง

* เน้นการฟังเป็นหลัก คือ ผู้ส่งสารควรตั้งใจฟังด้วยความอดทน ขณะที่ผู้รับสารพูด ไม่แสดงอาการไม่พอใจและออกมาสบตากับผู้รับสารเป็นระยะพร้อมกิริยาตอบรับ

* ทวนคำพูด เพื่อแสดงให้ผู้รับสารทราบว่าผู้ส่งสารกำลังตั้งใจฟังในเรื่องที่ผู้รับสารพูดอยู่

1. กระตือรือร้นที่จะช่วยเหลือ

2. ยิ้มแย้มแจ่มใส

3. เอาใจใส่ดูแล

4. อดทนอดกลั้นเมื่อถูกตำนิต่อว่า

5. สุภาพ อ่อนโยน